Conformément aux orientations de la circulaire du Premier ministre du 21 mai 2021 relative à la campagne 2021-2022 de recrutement d'apprentis au sein de la fonction publique de l'État, qui fixe des objectifs rehaussés en termes d’accueil d’apprentis au sein des services, la grille vise à lever les freins au développement de l'apprentissage, en l’espèce à contenir la dynamique haussière relative aux frais de formation en renforçant le pouvoir de négociation des employeurs publics ministériels. La grille de référence n’a pas de valeur réglementaire mais doit servir d’argument lors des négociations entre les employeurs publics et les centres de formation des apprentis (CFA).
Elle se décompose en une grille de référence codes RNCP et en une grille de référence forfaitaire. La grille forfaitaire propose une fourchette de prix de référence par niveau de diplôme tandis que la grille codes RNCP porte sur une liste de 178 formations auxquelles sont associés des prix de référence négociés avec France compétence. Ces prix sont calculés sur une base annuelle.